«Ховос дон махсулотлари» акциядорлик жамияти марказий ижро аппарати ва шахобча, филиалларида иш юритиш ва ижро назоратини ташкил этиш ҳақида
Й Ў Р И Қ Н О М А
I. Умумий қоидалар
II. Бошқарув фаолиятини ҳужжатлаштириш
III. Келган хат-ҳужжатларни қабул қилиш, рўйхатга олиш ва йўналтириш
Келувчи ҳужжатлар билан ишлаш тартиби
Жўнатиладиган ҳужжатлар билан ишлаш тартиби
Ҳужжатларни рўйхатдан ўтказиш ва индекслаш қоидалари
Маьлумотнома картотекалари, ахборот-қидирув манбалари
IV. Ҳужжатларнинг ижро этилиши устидан назоратни ташкил қилиш
Ҳужжатларнинг ижро этиш муддатлари
V. Ҳужжатлар йиғма жилдлари номенклатурасини тузиш
ва ҳужжатлар йиғма жилдларини шакллантириш
Ҳужжатлар йиғма жилдини шакллантириш
VI. Ҳужжатларни идоравий архивга топширишга тайёрлаш
Ҳужжатларнинг муҳимлик қийматини экспертиза қилиш
Ҳужжатлар йиғма жилдларини расмийлаштириш
Ҳужжатлар йиғма жилдлари рўйхатларини тузиш
VII. Ҳужжатларни идоравий архивда сақлаш ва уларнинг
вақтинча фойдаланишга бериш тартиби
I. УМУМИЙ ҚОИДАЛАР
1. Мазкур Йўриқнома «Ховос дон махсулотлари» акциядорлик жамияти марказий ижро аппарати (бундан буён « Жамият» деб юритилади) ва тизим корхоналарида ҳужжатларни тайёрлаш қоидалари, усуллари ва жараёнларини, улар билан ишлаш тартибини белгилайди.
2. Жамиятда иш юритишнинг аҳволи учун жавобгарлик Ишлар бошқармаси, девонхона мудири, ходимига, котибга; шахсан - мазкур таркибий бўлинманинг раҳбари зиммасига юкланади.
Таркибий бўлинмада ҳужжатлар билан ишлаш ушбу иш учун тайинланган шахсга юкланади.
Жамиятда ишлар бошқармаси, умумий бўлим, девонхона бошқа таркибий бўлинмаларда ҳужжатлар билан ишлашнинг ташкилий ва услубий раҳбарлигини амалга оширадилар.
3. Ишга янги қабул қилинган ходимлар таркибий бўлинма ходимлари томонидан ижро органи тузилмаси билан, белгиланган иш тартиби жамиятда иш юритиш бўйича ушбу йўриқнома билан таништирилиши керак.
II. БОШҚАРУВ ФАОЛИЯТИНИ ҲУЖЖАТЛАШТИРИШ
4. Бошқарув ҳужжатларининг таркиби:
Жамитнинг ваколатлари ва функциялари;
бошқарув функцияларини амалга ошириш бўйича бошқарув харакатлари доираси билан;
масалаларни ҳал қилиш тартиби (якка бошчилик ёки коллегиал ҳолда);
уставлар, низомлар ва бошқа меъёрий ҳужжатлар билан тасдиқланган бир ёки турли даражадаги бошқарув ташкилотлари ўртасидаги ўзаро алоқаларнинг ҳажми ва хусусияти билан белгиланади.
5. Булинма ҳужжатларининг қўлланилаётган шакллари сонини қисқартириш мақсадида компания ва корхоналарнинг функциялари ва вазифаларини амалга ошириш учун зарур ва етарли бўлган ҳужжатларнинг тармоқ табелларини ишлаб чиқилади. Табелга ҳам анъанавий, ҳам ҳисоблаш техника воситалари билан яратиладиган ҳужжатлар киритилади. Табель жамиятнинг таркибий бўлинмалари тўғрисидаги низомлар (уставлар) ҳамда лавозим йўриқномалари асосида тузилади.
Табель уни тузиш учун масъул шахс томонидан имзоланади ва раҳбар томонидан тасдиқланади.
Табелни юритиш, унга ўзгартиришлар киритиш Ишлар бошқармаси томонидан амалга оширилади. Табелда кўрсатилмаган ҳужжатларни тузиш тақиқланади.
Жўнатиладиган ва ички ҳужжатларни
тузиш ва расмийлаштириш
6. Ҳуж[жатлар тегишли бланкаларга ёзилади. Жамиятнинг бланкларидаги доимий реквизитлари давлат тилида ёзилади.
7. Корхона номи ва уларнинг коди компания ва корхона тўғрисида низом (устав)га, Идоралар, корхоналар ва ташкилотлар умумий классификаторига мувофиқ кўрсатилади. Улар, қоидага кўра, бланкни тайёрлашда ёздирилган бўлиши керак.
8. Ҳар бир ҳужжатда (хатлардан ташқари) унинг тури (қарор, фармойиш, буйруқ, баённома, маълумотнома ва шу кабилар) кўрсатилиши керак.
9. Аксарият ҳужжатлар учун ҳужжат мазмунини акс эттирувчи қисқа ва аниқ сарлавҳа бўлиши шарт. Масалан: буйруқ (нима тўғрисида?) "Шуъба корхонаси ташкил этиш тўғрисида"; баённомаси (ниманинг?) "илмий кенгаш мажлисининг".
А5 (148x210) ўлчамдаги ҳужжатларда ва телеграммаларда матнга сарлавҳа қўйилмаслиги мумкин.
10. Ҳужжат мазмуни имкони борича лўнда, қисқа иборалар билан, мураккаб бўлмаган грамматик сўз тузилишида баён этилади.
Қисқартириш Давлат органлари, жамоат ташкилотлари ва муассасалар номларини ёзиш бўйича маълумотномага мувофиқ қўлланилади. Агар матнда фамилиялар, географик номлар ёки маъмурий-ҳудудий бирликлар санаб ўтилса, улар алфавит тартибида жойлаштирилади.
Агар узлуксиз боғланган матн бир нечта қарорлар, хулосалар ва ҳоказолардан иборат бўлса, уни араб рақамлари билан рақамланадиган бўлимларга, кичик бўлимларга, бандларга ажратиш лозим.
Ҳужжатлар матнларини икки қисмга ажратиш тавсия этилади:
биринчи қисмда ҳужжат тузишнинг асослари ёки сабаблари кўрсатилади, иккинчисида - қарорлар, фармойишлар, таклифлар, фикрлар, хулосалар, илтимослар баён этилади.
Агар ҳужжат мазмунини тушунтириш ва асослаш зарурати бўлмаса, матн битта хулоса қисмдан иборат бўлиши мумкин: буйруқлар изоҳлаш қисмисиз қарор қисми, хатлар - тушунтиришсиз илтимос қисми ва шу кабилар.
Ҳужжатнинг узлуксиз боғланган матни доимий ахборотни сақловчи ва узлуксиз ахборотларни киритиш учун бўш жойлар мавжуд трафарет асосида тузилган бўлиши мумкин.
Баённома матни учинчи шахс номидан кўплик сонда ("эшитдилар", "сўзга чиқдилар", "қарор қилдилар") баён қилинади, нутқлар мазмуни учинчи шахс номидан бирлик сонда баён қилинади.
11. Ҳуқуқлар ва мажбуриятларни белгилаб берувчи (низом, йўриқнома ва бошқа), шунингдек фактларни баён этиш ёки баҳолаш (далолатнома, маълумотнома ва бошқа) мавжуд бўлган ҳужжатларда матнни учинчи шахс номидан бирлик ёки кўплик сонда ("бўлим функцияларни амалга оширади", "бирлашма таркибига киради", "комиссия белгилади") баён қилиш шакли ишлатилади.
12. Хатларда қуйидаги баён этиш шаклларидан фойдаланилади:
биринчи шахс номидан кўплик сонда ("жўнатишни сўраймиз", "кўриб чиқиш учун жўнатмоқдамиз");
биринчи шахс номидан бирлик сонда ("зарур деб ҳисоблайман", "ажратишни сўрайман");
учинчи шахс номидан бирлик сонда ("корхона қарши эмас", "Ўздавстандарт" амалга оширса бўлади деб ҳисоблайди")
13. Телеграммалар матнлари алоқанинг абонентлик пункти (вилоят ҳокимликлари ва МДҲ мамлакатлари пойтахтлари) га жўнатилганда тўлиқ матн билан ёзилади, алоқанинг почта бўлими орқали бошқа хат олувчиларга (туманларга ва хусусий шахсларга) жўнатилганда эса, агар бунда мазмун бузилмаса, телеграмма матнида имкон борича олмошлар, боғловчилар, кўмакчилар қолдирилади. Матн бузилишига йўл қўймаслик учун, рақамли маълумотлар сўзлар билан ёзилади. Телеграмма матнининг охирида уни рўйхатга олиш рақами кўрсатилади, унинг олдига "рақами" сўзини алмаштирувчи "РҚ" ҳарфлари қўйилади.
14. Агар ҳужжатда матнда қайд этилган илова бўлса, у ҳолда иловалар борлиги тўғрисидаги белги қуйидаги шакл бўйича расмийлаштирилади:
Илова: 10 варақда, 2 нусхада.
Агар ҳужжатда матнда кўрсатилмаган илова бўлса, уларнинг номи ҳар бир иловадаги варақлар сони ва нусхалар сони кўрсатилган ҳолда кўрсатиб ўтилиши керак. Масалан:
Илова: 1. Янги ўқув йилига мактабларнинг тайёргарлиги
тўғрисида маълумотнома 8 варақда, 2 нусхада.
2. Мактаблар рўйхати 3 варақда, 2 нусхада.
Агар ҳужжатга иловаси бор бошқа ҳужжат илова қилинса, у ҳолда илованинг борлиги тўғрисидаги белги қуйидаги шакл бўйича расмийлаштирилади:
Илова: Вилоят ветеринария ходимлари малакасини ошириш комиссиянинг 1998 йил 25 январдаги хулосаси ва унга илова, жами 21 варақда, 2 нусхада.
Агар илова ҳужжатда кўрсатилган барча манзилларга жўнатилмаётган бўлса, у ҳолда иловаларнинг борлиги тўғрисидаги белги қуйидаги шаклда расмийлаштирилади:
Илова: 5 варақда, 2 нусхада - биринчи манзилга.
Агар илова брошюраланган бўлса, у ҳолда варақлар сони кўрсатилмайди.
15. Ҳужжатлар манзилларга жўнатилаётганда қуйидаги қоидаларга риоя қилиниши керак:
ҳужжатлар ташкилотларга, уларнинг таркибий бўлинмаларига ёки аниқ шахсга жўнатилади;
ташкилот номи ва таркибий бўлинма бош келишикда, лавозим ва фамилияси эса, жўналиш келишигида кўрсатилади, масалан:
Электрмеханика заводи
Режалаштириш бўлими
Катта иқтисодчи
К.Х. Зиёевга;
ҳужжат ташкилот раҳбарига жўнатилганда ташкилот номи олувчи лавозимининг таркибига киради, масалан:
Вилоят қишлоқ ва сув хўжалиги бошқармаси
бошлиғи Э.А.Ахмедовга;
агар ҳужжат бир турдаги бир нечта ташкилотларга жўнатилаётган бўлса, у ҳолда уларни умумлашган ҳолда кўрсатиш лозим, масалан:
Бош бошқармалар, бошқармалар
ва бўлимлар бошлиқларига;
ҳужжатни олувчилар тўрттадан ошмаслиги керак. "Нусха" сўзи иккинчи, учинчи ва тўртинчи олувчилар олдида кўрсатилмайди;
ҳужжатни тўрттадан кўп манзилга жўнатилганда тарқатиш (юбориш) рўйхати тузилади ва ҳар қайси ҳужжатда фақат битта олувчи кўрсатилади;
ҳужжатни хусусий шахсга жўнатганда аввал почта манзили, кейин исми ва отасининг исми (бош ҳарфлари), фамилияси ёзилади, масалан:
700000, Гулистон ш., Хамид Олимжон , 5-хонадон А.Муродовга.
16. Ҳужжатлардаги сана икки усулдан бири билан расмийлаштирилади. Масалан:
1999 йил 12 январь - ёки 99.12.01.
Биринчи усул молиявий тусдаги маълумотлардан иборат бўлган ҳужжатлар матнида сана кўрсатилганда кўпроқ қўлланилади, иккинчиси - ҳужжатларга сана қўйилганда, ҳужжатларга резолюциялар, визалар, бажарилганлиги ҳақида белгилар қўйилганда.
17. Ҳужжатлар компания, корхоналар раҳбар ходимлари томонидан ёки амалдаги қонун ҳужжатлари ёки бошқа ҳуқуқий ҳужжатлар (низом ёки ташкилот устави)да белгиланган уларнинг ваколатларига мувофиқ бошқа мансабдор шахслар томонидан имзоланади.
"Имзо" реквизити таркибига: ҳужжатни имзолаётган шахснинг амалдаги лавозими номи, унинг шахсий имзоси ва имзосининг расшифровкаси (исми, отасининг исми бош ҳарфлари ва фамилияси) киради.
Ҳужжатларни "унинг ўрнига" деган олд кўмакчи, шунингдек лавозими номи олдига қия чизиқ қўйилиб имзолашга йўл қўйилмайди.
Икки мансабдор шахснинг имзолари коллегиал органлар ҳужжатларига қўйилади. Қарорлар ва баённомаларни коллегиал органнинг раҳбари ва котиби томонидан имзолаш тавсия этилади.
Коллегиал органларда якка бошчилик тартибида қабул қилинадиган фармойишларда битта имзо бўлади.
Икки ёки ундан ортиқ имзолар, агар ҳужжат мазмуни учун бир нечта шахслар (масалан, далолатномалар, молия ҳужжатлари, бир нечта ташкилотлардан чиқувчи ҳужжатлар) жавобгар бўлган тақдирда қўйилади.
Комиссия томонидан тайёрланган ҳужжатларда уни тайёрлаган шахслар лавозими эмас, балки комиссия таркибидаги вазифалари тақсимланиши кўрсатилади.
Масалан:
Комиссия раиси имзо В.В.Маҳмудов
Комиссия аъзолари имзолар А.И.Акимов, Р.С.Абдураҳмонов
Ҳужжат бир неча мансабдор шахслар томонидан имзоланганда уларнинг имзолари эгаллаб турган лавозимларига мувофиқ биттасининг остида бошқалари навбат билан жойлашади. Масалан:
«Хамрох инвест» директори имзо О.Акилханов
Бош бухгалтер имзо О.Ким.
Ҳужжат лавозимлари тенг бир нечта шахслар томонидан имзоланганда уларнинг имзолари бир қаторда жойлашади. Масалан:
Вилоят СЭС бошлиғи Вилоят Давлат солиқ бошқармаси бошлиғи
Д.Т.Жабборов И.К.Аликулов
18. Келишиш ҳужжат лойиҳасини дастлабки кўриб чиқиш ва баҳолаш усули ҳисобланади.
Келишиш корхона ичида ҳам (турли таркибий бўлинмалар ва мансабдор шахслар билан) унинг ташқарисида ҳам (ҳужжат лойиҳасидаги масалаларга уларнинг ваколатларига мувофиқ бевосита муносабати бўлган бўйсунувчи ва бўйсунмайдиган корхоналар билан) амалга оширилиши мумкин.
Ҳужжат лойихасини ички келишув имзоловчининг шахсий имзоси ва имзолаш санасини ўз ичига олган виза билан расмийлаштирилади. Зарур бўлган ҳолларда имзоловчининг лавозими кўрсатилиши мумкин. Унинг имзосини (исми, отаси исмининг бош ҳарфлари, фамилияси) тўлиқ ёзиш шарт, масалан:
Юридик бўлим бошлиғи
имзо А.А.Каримов
99.24.01.
Ҳужжат лойиҳаси бўйича мулоҳазалар ва қўшимчалар алоҳида варақда баён қилинади, бу тўғрида лойиҳада тегишли белги қўйилади. Визалар ҳужжатларнииг ташкилотда қолдирилаётган нусхаларига, олд томонига, имзо остига қўйилади.
19. Ташқи келишув келишиш устхати, келишув тўғрисидаги маълумотнома, келишув варағи ёки коллегиал орган мажлисида ҳужжат лойиҳаси муҳокамасининг баённомасини тақдим этиш билан расмийлаштирилиши мумкин.
Келишиш устхати "Келишилган" сўзидан, ҳужжат келишиб олинадиган шахс лавозимининг номи (корхона номи билан биргаликда), шахсий имзоси, унинг ёйилмаси ва санасидан иборат бўлади.
Масалан:
КЕЛИШИЛГАН
Вилоят Ер тузиш ва кадастр
Бошқармаси бошлиғи
имзо Э.А.Абзалов
99.14.01.
Агар келишув коллегиал орган ёки хат воситасида амалга оширилса, у ҳолда келишув устхати қуйидаги шаклда расмийлаштирилади:
КЕЛИШИЛГАН КЕЛИШИЛГАН
Республика "Сирдарёбошбошархив"
Касаба уюшмаси қўмитаси бошқармасининг
Мажлиси 99.10.01 99.12.01 даги
3-сон баённомаси 01-4/185-сон хати
Келишув устхатлари "Имзо" реквизитларидан пастга ёки келишувнинг алоҳида варағига жойлаштирилади.
Келишув варағи ҳужжат мазмуни бир неча вазирликлар, идоралар, корхоналар манфаатларига дахлдор бўлган ҳолларда тузилади, бу ҳақда устхат олдига белги қўйилади.
20. Тасдиқланиши керак бўлган ҳужжат имзоланган, тасдиқланган вақтдан бошлаб юридик кучга киради.
Ҳужжатлар компания, корхона раҳбари томонидан ёки тасдиқланадиган ҳужжатларда баён этилган масалаларни ҳал қилиш ваколатига кирадиган юқори раҳбар томонидан тасдиқланади.
Агар ҳужжат аниқ мансабдор шахс томонидан тасдиқланса, тасдиқлаш устхати "ТАСДИҚЛАЙМАН" сўзидан, ҳужжатни тасдиқлаётган шахс лавозимининг номи, шахсий имзоси, имзосининг ёйилмаси ва санасидан иборат бўлади. Масалан:
ТАСДИҚЛАЙМАН
институт директори
имзо С.Н.Раҳимов
99.17.01.
Ҳужжат юқори ёки бегона ташкилот раҳбари томонидан тасдиқланганда лавозим номига ташкилот номи қўшилади, масалан:
ТАСДИҚЛАЙМАН
"Ўзгидроқишлоққурилиш"
институти директори
имзо С.Н.Раҳимов
99.17.01.
Агар ҳужжат қарор, буйруқ, баённома билан тасдиқланаётган бўлса, у ҳолда тасдиқлаш устхати "ТАСДИҚЛАНГАН" сўзидан, санаси ва тартиб рақами кўрсатилган бош келишикдаги ҳужжат номидан иборат бўлади. Масалан:
ТАСДИҚЛАНГАН
Институт директорининг
99.20.01даги 5-сон буйруғи
ёки
ТАСДИҚЛАНГАН
Меҳнат жамоаси йиғилишининг
99.15.01даги 3-сон баённомаси
Тасдиқлаш устхати ҳужжатнинг юқори ўнг бурчагида бўлади.
21. Пул маблағлари ва моддий бойликларнинг сарфланиши фактларини қайд қилувчи мансабдор шахсларнинг ҳуқуқларини тасдиқловчи, шунингдек ҳуқуқий ҳужжатларда назарда тутилган масъул шахснинг имзоси гербли муҳр билан тасдиқланади. Муҳр босилганда у ҳужжатни имзоловчи шахснинг лавозими номининг бир қисмини қоплаб туриши керак. Муҳр сақланадиган жой ва уни сақлаш учун жавобгар шахс компания, корхона раҳбари томонидан белгиланади.
22. Корхона фақат ўзида тайёрланган ҳужжатлардан нусха бериши мумкин (бу қоида архив муассасалари ва нотариатга қўлланилмайди).
Фуқароларни ишга қабул қилиш, уларнинг меҳнат, турар-жой ва бошқа ҳуқуқларини қондиришга тааллуқли ишларни ҳал қилишда, шахсий ҳужжат йиғма жилдларини шакллантиришда компания, корхона бошқа ташкилотлар томонидан берилган ва амалдаги қонун ҳужжатларига мувофиқ масалаларни ҳал қилиш учун зарур бўлган (олинган маълумот тўғрисидаги дипломлар, гувоҳномалар нусхалари) ҳужжатлар нусхаларини тайёрлаши мумкин.
Ҳужжат нусхаси компания, корхона раҳбари ёки таркибий бўлинма раҳбари рухсати билан тайёрланади ва берилади.
Ҳужжатдан нусха олиш тўлик, шу жумладан бланк элементлари билан қўлда ёзиш, машинкада кўчириш усуллари ёки тезкор матбаа воситалари ёрдамида амалга оширилади.
Ҳужжат нусхасининг биринчи варағига "нусха" белгиси қўйилади. Тасдиқловчи ёзув қуйидаги шакл бўйича тўлдирилади: тўғри, лавозимининг номи, тасдиқловчи шахснинг шахсий имзоси, унинг исми ва отаси исмининг бош ҳарфлари ва фамилияси, нусха тасдиқланган сана.
Масалан: Тўғри
Кадрлар бўлими инспектори
имзо Н.А.Насимова
99.25.01.
Ҳужжатдан олинган нусхаларни бошқа идора, ташкилотларга жўнатишда ҳамда уни қўлга беришда тасдиқловчи имзо муҳр билан тасдиқланиши керак.
Чиқувчи (жўнатиладиган) ҳужжатнинг кўчирилган нусхасида ҳужжатни тузган шахсларнинг визалари ва ҳужжат келишиб олинган шахсларнинг визалари бўлиши керак. Унга асл нусхани имзолашдаги барча тузатишлар киритилади. Бланк матни такрор қўйилмайди, унинг ўрнига имзоланган сана ва рўйхатга олиш индекси қўйилади.
Ҳужжатнинг асл нусхасидаги имзо факсимил тикланмайдиган нусхалари муҳр билан тасдиқланади.
Кўпайтирилган нусхада буюртманинг тартиб рақами ва тиражи кўрсатилади.
23. Ҳужжатни ижро этиш бўйича кўрсатмалар резолюция шаклида берилади, унинг таркибига қуйидаги бажарилиши шарт бўлган элементлар кириши керак: ижрочи (ёки ижрочилар)нинг фамилияси, топшириқнинг мазмуни, ижро муддати (зарур ҳолларда). Резолюция имзоланади ва сана қўйилади.
Масалан:
А. А. Максимовга
Маҳсулотларни сотиш режасини 1999 йил 21 январгача тайёрлишингизни сўрайман.
Мирзабоев 99.02.02
Резолюция, қоидага кўра, ҳужжатнинг юқори қисмида "олувчи" реквизитининг тагида бўлиши керак.
24. Ҳар бир ҳужжат бевосита ижрочи тўғрисидаги белгига эга бўлиши керак.
Ҳужжатни ижро этувчи (тузувчи)нинг фамилияси ва унинг хизмат телефони рақами ҳужжатнинг охирги варағининг олд томони ёки, жой бўлмаганда, орқа томонининг пастки чап бурчагига қўйилади. Масалан:
Азимбеков 44-15-20
III. КЕЛГАН ХАТ-ҲУЖЖАТЛАРНИ ҚАБУЛ ҚИЛИШ,
РЎЙХАТГА ОЛИШ ВА ЖЎНАТИШ
Келувчи ҳужжатлар билан ишлаш тартиби
25. Ҳужжатларни қабул қилиш ва дастлабки ишлаш марказлаштирилган ҳолда девонхона томонидан амалга оширилади.
Ҳужжатлар солинган конвертлар, шу жумладан буюртма конвертлар ҳам очилади ва унда ҳужжатлар (иловалари ҳам) борлиги текширилади.
Ҳужжатлар етишмаслиги ёки яроқсизланганлиги аниқланганда икки нусхада далолатнома тузилади, улардан бири девонхонада қолади, иккинчиси пакет келган ташкилотга жўнатилади.
Адашиб жўнатилган ҳужжатлар, ҳужжат келган конверт билан бирга янги конвертда белгиланган жойига жўнатилади ёки юборувчига қайтарилади.
Жўнатувчининг манзилини, ҳужжатнинг жўнатилган ва олинган вақтини фақат конверти бўйича аниқлаш мумкин бўлган ҳолларда, шунингдек шахсий ёки пулини тўлаб олинадиган ҳужжатлар (шу жумладан фуқаролар хатлари) келиб тушганда конвертлар йўқ қилинмайди.
Олинган ҳужжатнинг биринчи варағини пастки қисмига рўйхатга олиш штампи қўйилади, унда олувчи корхонанинг қисқартирилган номи, ҳужжатнинг келиб тушган санаси ва унинг индекси бўлади.
"Шахсан" устхатли ёки жамоат ташкилотлари номига йўлланган ҳужжатлар очилмайди ва белгиланган олувчига берилади.
Электрон ҳисоблаш машинасида ўқиладиган ҳужжатлар (магнит ва электрон ёзма сақловчи ускуналарда) келиб тушганда, қўшиб юборилган илова хати (сопроводиловкаси) ишланади, электрон ҳисоблаш машинасида ўқиладиган материаллар, жойланган идиши очилмаган ҳолда девонхона мудирига берилади. «Germes» электрон ҳужжат айланиш тизими орқали келиб тушган ҳужжатларни ўз вақтида қабул қилиб олинишини таъминлаш учун девонхона ходими ёки ушбу масала бўйича масъул этиб тайинланган ходим ҳар икки соатда «Germes» тизимига кириб келган ҳужжатларни олиб туриши шарт. «Germes» тизими орқали келган ҳужжатлар умумий тартибда ишланади.
26. Дастлабки кўриб чиқиш, уларнинг мазмунини баҳолашдан келиб чиққан ҳолда, компанияда, раис ёрдамчиси томонидан, корхонада белгиланган вазифалар тақсимоти асосида амалга оширилади.
Бевосита таркибий бўлинмаларга ёки мансабдор шахсларга йўлланган ҳужжатлар дастлабки кўриб чиқишларсиз белгиланган олувчига берилади.
Фуқароларнинг таклифлари, аризалари ва шикоятлари раҳбарият кўриб чиққандан кейин ишлар бошқармасига берилади.
Фуқароларнинг таклифлари, аризалари ва шикоятлари билан ишлашни ташкил этиш, шунингдек компания, корхоналар раҳбарлари томонидан фуқароларни қабул қилишни ташкил этиш тартиби алоҳида Низом билан белгиланади.
Компания, корхона раҳбариятига ёки аниқ мансабдор шахс ва таркибий бўлинма кўрсатилмасдан юборилган ҳужжатлар девонхонада рўйхатдан ўтказилиб Бошқарув раисига киритиш учун раис ёрдамчисига берилади.
27. Ҳужжатларни ишлаб чиқиш ва ижро этувчиларга бериш уларнинг келиб тушган кунида ёки иш вақтидан ташқари вақтда келиб тушганда биринчи иш кунида амалга оширилиши керак.
Бир нечта таркибий бўлинмалар (бошқармалар, бўлимлар, цехлар) томонидан ижро этиладиган ҳужжатлар уларга навбат билан ёки бир вақтнинг ўзида нусхаларда берилади. Ҳужжатнинг асли резолюцияда биринчи кўрсатилган масъул ижрочига берилади. Ҳужжатларни кўпайтириш зарурати ва нусхалар сони ижрони ташкил этувчи шахс томонидан белгиланади.
Келган ҳужжатни шошилинч равишда ижро этиш зарурати туғилганда компания, корхона раҳбари кўриб чиққунгача унинг мазмуни билан ижрочини таништириб чиқишга йўл қўйилади.
Ўзбекистон Республикаси Президентининг Фармонлари, Қарорлари, Фармойишлари, Ўзбекистон Республикаси Вазирлар Маҳкамасининг Қарорлари, баённома топшириқлари, ҳамда Президент Аппарати ва Вазирлар Маҳкамасидан бошқа ҳужжатлар компанияга ёки корхонага келиб тушганда, ҳужжат олингандан сўнг бир соат мобайнида Компания бошқаруви раисига, корхона раҳбарига киритилади, ушбу ҳужжатни ижро муддати, ижро учун масъул ходим (ходимлар) белгиланиб нусхаси ижро этувчиларга берилади. Ҳужжатларнинг асл нусхаси компанияда ижроси устидан назоратни амалга ошириш учун назорат инспекторига, корхоналарда ушбу ҳужжатларни сақланиши ва ижроси устидан назорат олиб бориш учун масъул қилиб тайинланган шахсга берилади.
Жўнатиладиган ҳужжатлар билан ишлаш тартиби
28. Ҳужжатлар билан ишлаш ва жўнатиш амалдаги почта қоидаларига мувофиқ, марказлаштирилган ҳолда ишлар бошқармаси, девонхона, иш юритувчи, котиб томонидан амалга оширилади.
Конвертга жойлаштиришдан аввал ҳужжатларнинг тўғри расмийлаштирилганлиги, иловаларнинг борлиги, нусхалар сонининг олувчилар сонига мувофиқлиги текширилади. Тўлиқ расмийлаштирилмаган ёки нотўғри расмийлаштирилган ҳужжатлар пухта ишлаш учун ижрочига қайтарилиши керак.
29. Буюртма хат-ҳужжатга жўнатиш рўйхати тузилади, унга экспедиция ходими ўзининг фамилияси ва жўнатиш санасини қўяди.
Электрон ҳисоблаш машинасида ўқиладиган ҳужжатларни (магнит ва электрон ёзма сақловчи ускуналарда) жўнатиш ёзув манбалари ва уларга ёзилган ахборотларни сақлашнинг техник талабларига мувофиқ ҳолда ўраб-жойлаб амалга оширилади.
Электрон ҳисоблаш машинасида ўқиладиган ҳужжатларни (магнит ва электрон ёзма сақловчи ускуналарда) жўнатиш илова хати бор бўлганда амалга оширилади. Илова хат нусхаси умумий асосларда йиғма жилдга тикилади.
Жўнатиш учун келиб тушадиган ҳужжатлар ўша куннинг ўзида ёки келгуси иш кунидан кечиктирмасдан ишланиши ва жўнатилиши керак.
«Germes» тизими орқали жўнатиладиган хатлар девонхонага топширилган куни бир соатдан кечиктирилмасдан жўнатилади.
30. Таркибий бўлинмалар ўртасида ҳужжатларни бериш таркибий бўлинмалардан иш юритиш учун масъул шахслар оркали амалга оширилади. Ҳужжатлар рўйхатга олиш шакли (китоб)да тегишли белги қўйилган ҳолда, берилади.
31. Ҳужжатлар сони ҳисоботини олиб бориш.
Корхонада ҳужжатлар ҳам тўлиқ, ҳам танланган (айрим таркибий бўлинмалар ва ҳужжатлар туркуми бўйича) ҳисоботи олиб борилади. Фуқаролар таклифлари, аризалари ва шикоятлари мустақил равишда ҳисобга олинади. Ҳужжатлар сонини ҳисоблаб чиқишда ҳар қайси нусха, шу жумладан кўпайтирилган ва машинада ёзилганлари ҳам, бир бирлик сифатида қабул қилинади.
Ҳужжатлар сонини ҳисоблаш, ҳисобга олиш карточкалари ва ҳисобга олиш журналлари бўйича амалга оширилади. Ҳужжатлар билан автоматлашган тизим бўйича ишланганда - тегишли шакллар бўйича ҳисобга олиб борилади.
Ҳужжатларни ҳисобга олиш натижалари ишлар бошқармаси, девонхона томонидан умумлаштирилади ва ҳужжатлар билан ишлашни такомиллаштириш юзасидан чора-тадбирлар ишлаб чиқиш учун компания, корхона раҳбариятига тақдим этилади.
32. Ҳужжатлар билан ишлашнинг автоматлашган технологияси шахсан биркитилган ЭҲМ ва автоматлашган иш жойи (АИЖ)дан фойдаланган ҳолда ҳужжатлар билан автоматлашган усулда ишлашни яратиш ва жорий этиш ҳамда бошқа вазифаларни ҳал қилиш йўли билан амалга оширилади. Бунда ҳисоблаш техника воситаларининг ўзаро ва маълумотларнинг марказлаштирилган базалари (банклари) билан ахборот-техникавий жиҳатдан мувофиқлиги таъминланиши керак.
Ҳужжатларни рўйхатдан ўтказиш
ва индекслаш қоидалари
33. Ҳужжат индексида унинг таркибий қисмларининг қуйидаги изчиллигига риоя қилинади:
рўйхатдан ўтказиш тартиб рақами, йиғма жилдлар номенклатураси бўйича индекси, ижрочилар, корреспондентларнинг фойдаланадиган классификатор бўйича индекси.
Бир нечта ташкилотлар томонидан биргаликда тузилган ҳужжатларга ягона сана (ҳужжатни имзолашнинг энг охирги санаси) кўрсатилади ва ҳужжатга ҳар қайси тузувчи ташкилот томонидан берилган рўйхатдан ўтказиш тартиб рақами қўйилади. Рақамлар ҳужжатда муаллифлар кўрсатилиши тартибида қия чизиқ орқали (чапдан ўнгга) ёзилади.
Келган ҳужжатнинг индекси ва санасига ҳавола қилиш жавоб берилаётган ҳужжатда кўрсатилган индекс ва санани ўз ичига олади.
34. Ҳисобга олиш ва бажаришни талаб қиладиган барча ҳужжатлар - корхона ичида тузиладиган ва фойдаланиладиган ҳужжатлар ҳам, бошқа корхона ёки ташкилотларга йўлланадиган ҳужжатлар ҳам юқори турувчи ва тармоқдаги ташкилотлардан ҳамда хусусий шахслардан келган барча ҳужжатлар ҳам рўйхатга олиниши керак.
Машинкада ёзилган (қўлёзма) ҳужжатлар ҳам, ҳисоблаш техника воситаларида тузилган (ЭҲМда ўқиладиган, машинаграммалар) ҳужжатлар ҳам рўйхатга олиниши керак.
Ҳужжатлар компанияда, корхонада бир марта:
келиб тушганлари - келиб тушган куни, тузилганлари - имзоланган ёки тасдиқланган куни рўйхатга олинади.
Рўйхатдан ўтказилган ҳужжат бир бўлинма (бошқарма, бўлим, цех) дан бошқасига берилганда у қайта рўйхатга олинмайди.
35. Ҳужжатларни рўйхатга олиш, ҳужжатларнинг йўлланиши, муаллифи ва мазмунига қараб, туркумлар доирасида амалга оширилади. Масалан, асосий фаолият бўйича буйруқлар, шахсий таркиб (кадрлар) бўйича буйруқлар, бошқарув қарорлари, тафтишлар далолатномалари, моддий-техника таъминоти учун буюртманомалар ва ҳоказолар алоҳида рўйхатга олинади.
Ҳужжатларга рўйхатдан ўтказиш, тартибини кўрсатувчи рақам ҳар бир рўйхатга олиш туркумлари доирасида берилади.
Ҳужжатни рўйхатга олиш жойи Иш юритиш йўриқномасида ёки компания, корхона ҳужжатлари табелида белгиланади.
36. Ҳужжатлар рўйхатдан ўтказиш-назорат карточкалари (РЎНК) ёки журналларда рўйхатга олинади.
Карточкалар ва журналлар рўйхатга олишнинг қуйидаги, бажарилиши шарт бўлган, реквизитлар таркибига эга бўлиши керак:
ҳужжатнинг муаллифи (корреспондент), ҳужжатнинг номи, ҳужжат санаси, ҳужжат индекси (корхонага келиб тушувчи ҳужжатлар учун ҳужжатнинг келиб тушиш санаси ва индекси), ҳужжат сарлавҳаси ёки унинг қисқача мазмуни, резолюцияси (ижрочи, топшириқ мазмуни, резолюция муаллифи, сана), ижро этиш муддати, ижро этилганлиги ҳақидаги белги (масаланинг ҳал қилиниш моҳияти бўйича қисқача ёзув, амалда ижро этилиш санаси ва жавоб - ҳужжатнинг индекси), йиғма жилд тартиб рақами.
Автоматлаштирилган тизимда ҳужжатларни рўйхатдан ўтказиш, бажарилиши шарт бўлган, рўйхатга олиш реквизитлари асосида тузилган ёки уларни тўгридан-тўгри машинага киритишга мўлжалланган рўйхатдан ўтказиш-назорат карточкасидан фойдаланган ҳолда амалга оширилади.
Бажарилиши шарт бўлган реквизитлар таркиби зарур ҳолда бошқа реквизитлар билан ҳам тўлдирилиши мумкин, масалан: ижро этувчилар, ижрочининг ҳужжатни олганлиги тўғрисида тилхати, ижросининг бориши, илова ва бошқалар.
Рўйхатдан ўтказиш-назорат карточкалари нусхалари сони ҳужжат ижро этиладиган ва назорат қилинадиган таркибий тузилмалардаги маълумотлар ва назорат карточкалари сони билан аниқланади.
Жавоб-ҳужжатларни рўйхатдан ўтказиш ташаббускорлик ҳужжатларни рўйхатдан ўтказиш шаклларида амалга оширилади. Жавоб-ҳужжатга тегишли рўйхатга олиш тўплами доирасида мустақил рўйхатдан ўтказиш тартиб рақами берилади.
Ўзбекистон Республикаси Президенти Аппарати, Вазирлар Маҳкамасидан келган ҳужжатларга жавоб йўллашда, улардан келган хужжатдаги тартиб рақами ва сана кўрсатилади.
"Ҳужжатнинг номи" устуни рўйхатдан ўтказилаётган ҳужжатнинг номига мувофиқ тўлдирилади. Хатлар рўйхатдан ўтказилганда ушбу устун тўлдирилмайди. Келиб тушувчи ҳужжатни рўйхатдан ўтказишда "Муаллиф" (корреспондент) устунига корхона, ташкилот (шахс) - ҳужжат муаллифи номи ёзилади. Жўнатилаётган ҳужжатларни рўйхатдан ўтказишда ташкилот (шахс) - корреспондентнинг номи ёзилади. Ташкилотнинг номини қисқарган ҳолда қўллашга йўл қўйилади.
"Ҳужжатнинг санаси" устунида ҳужжатга ташкилот - муаллиф томонидан берилган сана кўрсатилади, у уч жуфт араб рақамида ўтказилади.
"Ҳужжатнинг индекси" устунига келиб тушган ёки жўнатиладиган ҳужжатдан муаллиф – ташкилот томонидан ҳужжатга берилган индекс кўчирилади.
"Ҳужжатнинг келиб тушган санаси" устунида ҳужжатнинг ташкилотга келиб тушган санаси кўрсатилади, рўйхатдан ўтказиш штампидан уч жуфт араб рақами кўчирилади.
"Ҳужжатнинг келиб тушган индекси" устунига олувчи ташкилот томонидан берилган индекс киритилади, рўйхатдан ўтказиш штампидан кўчирилади.
Ҳужжат ижро этилгандан сўнг ҳужжатлар йиғма жилди номенклатураси бўйича йиғма жилд тартиб рақами ёки бошқа индекслар билан тўлдирилади.
"Ҳужжат сарлавҳаси" устунига ҳужжатда шаклланган сарлавҳа ёки ҳужжатнинг қисқача мазмуни кўчирилади.
"Резолюция" устунига ҳужжатдан топшириқнинг асосий мазмуни, муаллиф ва резолюция санаси кўчирилади.
"Ижро этиш муддати" устунига йил, кун, ой, яъни ҳужжат ижро этилиши керак бўлган муддат уч жуфт араб рақамида қўйилади.
"'Ижро этилиши ҳақида белги" устунига масалани моҳияти бўйича ҳал қилиниши қисқача ёзилади ёки жавоб ҳужжатнинг санаси ва индекси киритилади.
"Йиғма жилднинг тартиб рақами" устунига ҳужжат йиғма жилди номенклатурасига мувофиқ ҳужжат йиғма жилди индекси киритилади.
Фуқароларнинг таклифлари, аризалари ва шикоятлари белгиланган шаклдаги рўйхатдан ўтказиш-назорат карточкаларида рўйхатдан ўтказилади.
37. Ҳужжатларни рўйхатдан ўтказиш учун ҳисоблаш техникасидан фойдаланиш мумкин.
Маьлумотнома картотекалари,
ахборот-қидирув массивлари
38. Рўйхатдан ўтказиш-назорат карточкалари картотекаларга жойлаштирилади. Маълумотнома картотекаси икки қисмга: бажарилган ва бажарилмаган ҳужжатларга бўлинади.
Картотеканинг биринчи қисми бўлимлари ва рукнлари ҳужжатлар йиғма жилди номенклатураси бўлимлари ва рукнларига мувофиқ бўлади, яъни картотека бўлимлари муассасанинг таркибий бўлинмаларига, рукнлари эса - ҳужжатлар йиғма жилди сарлавҳаларига ва уларнинг номенклатура бўйича индексларига мувофиқ келади. Корреспондентлар, таркибий бўлинмалар (ижрочилар)нинг номлари ёки ойнинг куни ижро этилмаган ҳужжатлар картотекасининг иккинчи қисми бўлимлари ҳисобланади.
39. Иккинчи қисм бўлимларидаги карточкалар ҳужжатларнинг ижро этилишига кўра, уларга қўйилган зарурий белгилар билан картотеканинг биринчи қисмининг тегишли бўлимига ва рукнига жойлаштирилади.
40. Компанияда, корхоналарда, аниқ вазифаларга кўра маълумот картотекаларидан ташқари, фуқаролар таклифлари, аризалари ва шикоятлари бўйича картотекалар ва идоравий нормативларга, буйруқларга, қарорларга тематик картотекалар ташкил этилиши мумкин.
41. Ҳужжатларни машинада ишлашда ҳисобга олиш карточкалари ҳужжатларнинг вазифалари, номлари ва кодлари бўйича, ҳар қайси турнинг ичида эса – бўлинмалар (бошқарма, бўлим, цех)нинг тартиб рақамлари ёки номлари фойдаланувчиларнинг фамилиялари ва ҳоказолар бўйича туркумланиши мумкин.
Ҳисобга олинадиган ҳужжатлар катта ҳажмда, тегишли равишда ҳужжатларга сўров тез-тез бўлганда ҳужжатларни ишлашнинг автоматлаштирилган тизимини жорий этиш мақсадга мувофиқдир.
IV. ҲУЖЖАТЛАРНИНГ ИЖРО ЭТИЛИШИ
УСТИДАН НАЗОРАТНИ ТАШКИЛ ҚИЛИШ
42. Рўйхатдан ўтказилган барча ҳужжатларнинг ижро этилиши назорат қилинади. Ижрони назорат қилиш ҳужжатни назоратга қўйишни, тармоқни ижтимоий-иқтисодий ривожлантиришнинг энг муҳим ва устувор масалалари бўйича назорат қилиш режасини ишлаб чиқиш ва амалга оширишни, ижронинг боришини дастлабки текширувни ва тахлилини, ҳужжатлар ижросини назорат қилиш натижаларини ҳисобга олиш ва умумлаштиришни, раҳбариятни хабардор қилишни, ўз вақтида ва сифатли ижрони таъминламаган бошқарма, бўлим (цех) бошлиқлари, масъул-мансабдор шахслар ва ходимларга нисбатан шахсан жавобгарлик чораларини кўришни ўз ичига олади.
Ўзбекистон Республикаси Президентининг Фармонлари, қарорлари, фармойишлари ва топшириқлари, шунингдек Ўзбекистон Республикаси Вазирлар Маҳкамасининг Қарорлари ва Фармойишларини, улар асосида чиқарилган «Ўздонмахсулот» АК нинг қарорлари, буйруқлари, фармойишлари ва топшириқларини бажарилишини назорат қилиш Вазирлар Маҳкамасининг 1999 йил 12 январдаги 12-сон Қарори билан тасдиқланган Асосий қоидаларга мувофиқ амалга оширилади.
Назорат қилиш бўйича асосий ишлар қуйидаги схемалар бўйича амалга оширилади:
1-схема - Ўзбекистон Республикаси Президентининг Фармонлари, Қарорлари, фармойишлари ва топшириқлари ҳамда унинг аппарати ходимларининг топшириқларини бажарилиши бўйича «Ўздонмахсулот» АК қарорлари, фармойишлари, буйруқлари ва топшириқларининг ижро этилиши устидан назоратни ташкил этиш (1-Илова);
2-схема - Ўзбекистон Республикаси Вазирлар Маҳкамаси Қарорлари, фармойишлари ва топшириқларининг бажарилиши бўйича «Ўздонмахсулот» АК қарорлари, фармойишлари, буйруқлари ва топшириқларининг ижро этилиши устидан назоратни ташкил этиш (2-Илова);
3-схема – Жамият маъмурий аппаратига келиб тушган хат-хабарларнинг ҳисобга олиниши, харакати ва уларнинг ижро этилиши устидан назоратни ташкил этиш (3-Илова);
4-схема – Жамиятда фуқаролар хатлари, шикоятлари ва аризаларини кўриб чиқишни ташкил этиш ва уларнинг ижросини назорат қилиш (4-Илова).
43. Ташкилий-бошқарув ҳужжатлари (Компания, корхона буйруқлари, Кузатув кенгаши ва Умумий йиғилиши қарорлари, бошқарув йиғилишининг қарорлари) нинг ижро этилишини назорат қилиш Компания ва жамият раҳбарияти топшириғи бўйича Ишлар бошқармаси назорат инспектори ёки махсус тайинланадиган гуруҳ ёки шахс, корхонада ушбу масала бўйича масъул этиб тайинланган шахс томонидан амалга оширилади.
Ҳужжатларнинг ижро этиш муддатлари
44. Ижро этиш муддатлари ҳужжат имзоланган (тасдиқланган) санадан бошлаб календар кунларда ҳисобланади.
Ижро этишнинг охирги санаси ҳужжат матнида ёки раҳбар резолюциясида кўрсатилади.
45. Ўзбекистон Республикаси Президенти девони, Вазирлар Маҳкамаси топшириқларининг бажарилиши (корхоналарга «Ўздонмахсулот» АК орқали) келган ҳужжатнинг ижроси ҳужжат жўнатилган кундан бошлаб 10 календарь кун мобайнида бажарилиши керак, агар бошқа муддат белгиланмаган бўлса.
46. Компания ва жамият меъёрий ҳужжатлар ва Бошқарув қарорларини Ўзбекистон Республикаси қабул қилган қонунларга мувофиқлаштириш бўйича топшириқлар бир ой мобайнида бажарилиши керак, агар Олий Мажлис қарорида бошқа муддат назарда тутилмаган бўлса.
47. Ҳужжатларнинг ижро этилишини тўхтатиб қўйиш, шунингдек уларни бекор қилиш ёки ўзгартириш ҳуқуқига фақат юқори ташкилот, ҳужжатнинг муаллиф ташкилоти ва давлат назорат органлари эгадирлар.
48. Ҳужжатдаги вазифалар, топшириқлар, сўровлар бажарилгандан, натижалари манфаатдор муассасаларга ва шахсларга хабар қилингандан кейин ёки ижроси бошқа ҳужжатлар билан тасдиқлангандан сўнг ижро этилган деб ҳисобланади ва назоратдан чиқарилади. Ижро натижалари рўйхатдан ўтказиш-назорат карточкаларида белгиланади.
49. Назорат қилиниши ва назорат карточкалари бўйича текширилиши лозим бўлган ҳужжатлар рўйхати (5-Илова):
№1а, 1б – Ўзбекистон Республикаси Президентининг Фармонлари, Қарорлари, Фармоишлари, топшириқлари (ёзма ва оғзаки), Котибият ва Ўзбекистон Республикаси Президентининг Давлат маслаҳатчиларини топшириқлари;
2а, 2б – Ўзбекистон Республикаси Вазирлар Маҳкамасининг қарорлари, фармойишлари, Ўзбекистон Республикаси Вазирлар Маҳкамаси ва унинг Президиуми мажлис баённомалари, Бош вазир, Бош вазирнинг ўринбосарларининг топшириқлари, компания Бошқаруви қарорлари, Бошқарув раиси буйруқлари ва топшириқлари.
50. Назорат қилинадиган ҳужжатлар карточкалари (назорат карточкаси) ҳужжатларни ижро этиш муддатлари, ижро этувчилар, ҳужжатлар гуруҳлари бўйича тартибга солинади.
51. Ижронинг боришини текшириш барча босқичларда муддати тугагунгача қуйидаги тартибда амалга оширилади: кейинги йиллар топшириқлари - йилига камида бир марта; жорий йилнинг кейинги ойлари топшириқлари - ҳар ойда камида бир марта; жорий ой вазифалари, топшириқлари - ҳар ўн кунда, муддати тугашидан қадар беш кун аввал.
Назорат хизмати (гуруҳи) таркибий бўлинмаларда (бошқарма, бўлим, цехларда) ҳужжатларнинг бажарилишини аҳволини доимо таҳлил қилади, компания, корхона раҳбариятини улар томонидан таъсирчан чора-тадбирлар кўриш учун ижро интизомининг аҳволи тўғрисида мунтазам равишда хабардор қилади, кейинги ойда ижро этилиши лозим бўлган Ўзбекистон Республикаси Президенти, унинг аппаратининг назоратдаги топшириқлари, Вазирлар Маҳкамасининг Қарорлари ва Фармойишлари, топшириқлари, корхоналарда «Ўздонмахсулот» АК оркали келган қарорлар, буйруқлар, топшириқлар рўйхатини ҳар ойнинг 25 кунида компания, корхона раҳбариятига тақдим этади, ҳужжатларни назоратдан чиқариш тўғрисидаги таклифларнинг ўз вақтида тайёрланишини таъминлайди.
52. Жамиятда девонхона булинмаси назорат инспектори, корхонада масъул этиб белгиланган ходим энг камида бир ойда бир марта ҳужжатлар ижросининг раҳбар томонидан белгиланган муддатда бориши ва уларнинг натижалари тўғрисидаги маълумотларни ҳисобга олади ва умумлаштиради.
V. ҲУЖЖАТЛАР ЙИҒМА ЖИЛДЛАРИ
НОМЕНКЛАТУРАСИНИ ТУЗИШ ВА ҲУЖЖАТЛАР
ЙИҒМА ЖИЛДЛАРИНИ ШАКЛЛАНТИРИШ
53. Ҳужжатлар йиғма жилдлари номенклатураси - ташкилотда юритиладиган, уларни сақлаш муддатлари кўрсатилган ҳолда белгиланган тартибда расмийлаштирилган ва тартибга солинган ҳужжатлар йиғма жилдлари сарлавҳалари рўйхатидир.
54. Жамият таркибий бўлинмалари (бошқармалар, бўлимлар, цехлар) да ҳужжатлар йиғма жилдлари номенклатуралари ва улар асосида – жамиятнинг, булинмаларнинг ҳужжатлар йиғма жилдларининг йиғма номенклатураси тузилади.
55. Таркибий тузилмалар (бошқармалар, бўлимлар, цехлар) ҳужжатлар йиғма жилдлари номенклатураси етакчи мутахассислар жалб қилинган ҳолда, ҳужжатлар учун жавобгар шахс томонидан тузилади, идоравий архив билан келишилади ва жамият раҳбари томонидан имзоланади (6-Илова).
56. Ҳужжатлар йиғма жилдлари йиғма номенклатураси ишлар бошқармаси, умумий бўлим, канцелярия, иш юритувчи томонидан тузилади, жамиятнинг марказий эксперт (эксперт) комиссияси (МЭК, ЭК) сўнгра архив муассасасининг эксперт-текширув комиссияси (ЭТК) билан келишилади ва компания, корхоналар раҳбари томонидан тасдиқланади (7-Илова).
57. Ҳужжатларни давлат сақловига топширмайдиган корхоналар ҳужжатлар йиғма жилдлари номенклатурасини юқори ташкилотнинг МЭК (ЭК)си билан келишиб олишади.
58. Ҳужжатлар йиғма жилдлари номенклатурасини тузишда намунавий ва тахминий ҳужжатлар йиғма жилдлари номенклатурасига, сақлаш муддати кўрсатилган намунавий ва идоравий йиғма жилдлар рўйхатлари, идоравий архивлар ишларининг асосий қоидаларига амал қилиниши лозим.
59. Ҳужжатлар йиғма жилдлари номенклатурасига ташкилот ишларининг барча ҳужжатлаштирилган участкаларини акс эттирувчи ҳужжатлар йиғма жилдлари сарлавҳалари, шу жумладан маълумот ва назорат картотекалари, шахсий ҳужжатлар йиғма жилдлари, киритилади.
60. Ҳар бир ҳужжатлар йиғма жилдига таркибий бўлинма (бошқарма, бўлим, цех) индексидан (таркибий бўлинмалар классификатори бўйича), ҳужжатлар йиғма жилдлари номенклатураси бўйича тартиб рақамидан иборат бўлган индекс берилади.
масалан: Корхонадан 03-12/144 рақами билан хат чиқарилди,
бунда 03-бўлим индекси, 12-йиғма жилд тартиб рақами, 144-хатнинг тартиб рақами.
яъни: 03-корхона Юридик бўлим индекси деб ҳисобласак, 12-шу бўлимдаги йиғма жилднинг рақами, 47-хатни рўйхатга олиш дафтаридаги тартиб рақами.
Ҳужжатлар йиғма жилдида бир нечта том (қисмлар) мавжуд бўлганда индекс ҳар бир томга "I Т, II Т," қўшимчаси билан қўйиб чиқилади.
61. Жамиятда келгуси календар йилга ҳужжатлар йиғма жилдлари номенклатураси жорий йилнинг охирги чорагида, белгиланган шаклда тузилади, зарур бўлган нусхада чиқарилади ва 1 январдан бошлаб амалга киритилади. Ҳужжатлар йиғма жилди номенклатураси ташкилот функциялари ва тузилмалари ўзгарган тақдирда, лекин 5 йилда камида бир марта қайта тузилади ва келишиб олинади.
У ҳар йили тегишли тўғрилашлар билан қайта тузилади ва тасдиқланади. Жамиятнинг, ҳужжатлар йиғма жилдлари йиғма номенклатурасининг биринчи нусхаси Ишлар бошқармасида, сақланади, иккинчисидан - иш нусхаси сифатида фойдаланилади, учинчиси – жамият архивида туриши керак, тўртинчиси - ҳужжатлар йиғма жилдлари номенклатураси келишиб олинган архив муассасасида қолади.
62. Йил давомида тасдиқланган ҳужжатлар йиғма жилдлари номенклатурасига ҳужжатлар йиғма жилди юритилганлиги тўғрисидаги, янги ҳужжатлар йиғма жилдлари киритилганлиги тўғрисидаги маълумотлар киритилади. Йил охирида унга юритилган ҳужжатлар йиғма жилдлари турлари ва сонлари тўғрисидаги якуний маълумотлар киритилади. Жамият ҳужжатлар йиғма жилдлари номенклатурасининг якуний ёзуви таркибий бўлинмаларнинг ҳужжатлар йиғма жилдлари номенклатурасининг якуний ёзувлари асосида тузилади.
Ҳужжатлар йиғма жилдини шакллантириш
63. Ҳужжатлар йиғма жилдини шакллантириш – бу ижро этилган ҳужжатларни ҳужжатлар йиғма жилдлари номенклатурасига мувофиқ йиғма жилдларга жамлашдир.
64. Ҳужжатлар йиғма жилдларини шакллантиришда қуйидаги қоидаларга риоя қилиш зарур:
йиғма жилдга фақат ижро этилган, тўғри расмийлаштирилган ҳужжатларни номенклатура бўйича йиғма жилдлар сарлавҳаларига мувофиқ жойлаштириш;
битта масаланинг ҳал қилинишига тааллуқли барча ҳужжатларни биргаликда жойлаштириш, иловаларни асосий ҳужжатлар билан биргаликда жойлаштириш;
ҳужжатлар йиғма жилдида битта календар йилнинг ҳужжатларини жамлаш, йилдан-йилга ўтувчи ҳужжатлар йиғма жилдлари бундан мустасно;
ҳужжатлар йиғма жилдларида доимий ва вақтинчалик сақланадиган ҳужжатларни алоҳида-алоҳида жамлаш;
ҳужжатлар йиғма жилдига электрон ҳисоблаш машинаси ёзувларини умумий асосларда жойлаштириш.
Ҳужжатлар йиғма жилдига қайтариш лозим бўлган, ортиқча нусхалар, хомаки ёзмалар жойланмаслиги керак. Ҳужжатлар йиғма жилди 250 варақдан ошмаслиги керак.
65. Бошқарув ҳужжатлари ҳужжатлар йиғма жилдларга турлари ва хронология бўйича унга тааллуқли иловалар билан жамланади.
Бошқарув ҳужжатлари билан тасдиқланган уставлар, низомлар, йўриқномалар уларга илова бўлиб ҳисобланади ва кўрсатиб ўтилган ҳужжатлар билан бирга жамланади.
Агар улар мустақил ҳужжат сифатида тасдиқланган бўлса, у ҳолда улар алоҳида ҳужжатлар йиғма жилдларида жамланади.
Асосий фаолият бўйича буйруқлар, шахсий таркиб (кадрлар) бўйича буйруқлардан алоҳида жамланади.
Юқори ташкилотлар топшириқлари ва уларни ижро этиш бўйича ҳужжатлар ташкилотлар фаолияти йўналишлари бўйича ҳужжатлар йиғма жилдларида жамланади.
Тасдиқланган режалар, ҳисоботлар, сметалар, лимитлар, титул рўйхатлари уларнинг лойиҳаларидан алоҳида жамланади.
Шахсий йиғма жилдларидаги ҳужжатлар уларнинг келиб тушишига кўра хронологик тартибда жойланади.
Жамият ва унинг тасарруфидаги корхоналар (филиаллар, шахобчалар) фалияти масалалари бўйича фуқароларнинг таклифлари, аризалари ва шикоятлари, уларни кўриб чиқилиши ва ижро этилиши бўйича барча ҳужжатлар фуқароларнинг шахсий масалалар бўйича аризаларидан алоҳида жамланади.
Ҳужжатлар ушбу ҳужжатлар йиғма жилдларига хронологик ёки алфавит тартибида жойланади.
66. Ёзишмалар, қоидага кўра, календар йил даври бўйича жамланади ва хронологик кетма-кетликда тартибга солинади, жавоб-ҳужжат сўров-ҳужжатдан кейин жойлаштирилади.
Ўтган йилда бошланган муайян масала бўйича ёзишмалар қайта бошланганда ҳужжатлар ўтган йилги ҳужжатлар йиғма жилди индекси кўрсатилган ҳолда жорий йилнинг ҳужжатлар йиғма жилдига киритилади.
VI. ҲУЖЖАТЛАРНИ ИДОРАВИЙ
АРХИВГА ТОПШИРИШГА ТАЙЁРЛАШ
Ҳужжатларни муҳимлик қийматини экспертиза қилиш;
ҳужжатлар йиғма жилдларини расмийлаштириш;
ҳужжатлар йиғма жилдари рўйхатини тузиш;
67. Жамият ўз фаолияти ва унинг тасарруфидаги филиаллар (шахобчалар) фаолиятида вужудга келадиган, доимий муддатда сақланадиган ҳужжатларни танлаб олинишини, ҳисобини юритилишини, сақланишини, ишланиш сифатини ва ушбу ҳужжатларни ўз вақтида давлат сақловига топширилишини таъминлайдилар.
Доимий ва узоқ вақт (10 йилдан кўпроқ) муддатда сақланадиган ҳужжатларни сақлаш учун компанияда, корхонада идоравий архивлар ташкил этилади ёки уларнинг функциялари бошқа таркибий бўлинма (махсус ажратилган мансабдор шахс)ларга юкланади.
Доимий ва узоқ вақт муддатда сақланадиган тугалланган ҳужжатлар йиғма жилдлари маълумот ишлари учун таркибий бўлинмаларда (бошкарма, бўлим, цех, филиалларда) икки йил давомида қолдирилади, кейин эса компания, корхона раҳбарияти билан келишган ҳолда идоравий архивга топширилади.
Ҳужжатларни идоравий архивга топширишга тайёрлаш қуйидагиларни ўз ичига олади: ҳужжатларнинг муҳимлик қиймати экспертизасини ўтказиш; ҳужжатлар йиғма жилдларини расмийлаштириш; ҳужжатлар йиғма жилдларининг рўйхатини тузиш; ҳужжатлар ва ҳужжатлар йиғма жилдларини йўқ қилишга ажратиш тўғрисида далолатномалар тузиш.
Ҳужжатларнинг муҳимлик
қийматини экспертиза қилиш
68. Ҳужжатларнинг муҳимлик қийматини экспертиза қилишни ташкил этиш ва ўтказиш, шунингдек жамият эксперт хизмати фаолиятини назорат қилиш учун компанияда, доимий фаолият кўрсатувчи марказий эксперт комиссияси (МЭК) ташкил этилади.
Жамият таркибий бўлинмалари, корхоналарда доимий фаолият кўрсатувчи эксперт комиссияси (ЭК) ташкил этилади.
Марказий эксперт комиссия ҳақидаги низом амалдаги намунавий низомлар асосида ишлаб чиқилади, архив муассасалари билан келишилади ва компания, раҳбари томонидан тасдиқланади.
Марказий эксперт комиссияси маслаҳат органи ҳисобланади, унинг қарорлари компния раҳбари томонидан тасдиқланади.
(МЭК, ЭК) йиғилишлари баёнлаштирилади.
Муҳимлик қийматини экспертиза қилиш ҳужжатлар йиғма жилдлари номенклатуралари ва ҳужжатлар рўйхати (намунавий, идоравий) асосида сақланиш муддатларини кўрсатган, доимий сақланадиган ҳужжатлар йиғма жилдларини варақлаб кўриб чиқилган ҳамда "ЭТК" ("эксперт-текширув комиссияси" белгиси қўйган ҳолда ўтказилади.
Муҳимлик қиймати экспертизаси натижалари бўйича доимий ва узоқ вақт сақланадиган ҳужжатлар рўйхати тузилади.
Ҳужжатлар ва ҳужжатлар йиғма жилдларини йўқ қилишга танлаб олиш далолатнома билан расмийлаштирилади; ҳужжатлар ва ҳужжатлар йиғма жилдларини йўқ қилишга ажратиш тўғрисидаги далолатномалар ҳужжатлар йиғма жилдлари рўйхатлари билан бир вақтнинг ўзида эксперт комиссияси мажлисларида кўриб чиқилади.
Ҳужжатларни давлат сақловига топширувчи корхоналар учун далолатномалар, доимий сақланадиган ҳужжатлар йиғма жилдлари рўйхати архив муассасаларининг ЭТК томонидан тасдиқлангандан сўнг, ташкилот раҳбари томонидан тасдиқланади.
Далолатномалар тасдиқлангандан кейин йўқ қилишга ажратилган ҳужжатлар ва ҳужжатлар йиғма жилдлари компаниянинг, корхонанинг Ишлар бошқармаси ва идоравий архиви ходимлари томонидан иккиламчи хом ашё тайёрловчи идорага топширилади.
Ҳужжатлар йиғма жилдларини
расмийлаштириш
69. Доимий ва узоқ вақт сақланадиган ва шахсий таркиб (кадрлар) бўйича ҳужжатлар йиғма жилдлари тўлиқ расмийлаштирилади, унда қуйидагилар назарда тутилади: ҳужжатлар йиғма жилдларини тикиш ёки муқовалаш, ҳужжатлар йиғма жилдидаги варақларига тартиб рақамларини қўйиш, ҳужжатлар йиғма жилдини тасдиқловчи варақни тузиш, зарур ҳолларда ҳужжатларнинг ички рўйхатини тузиш, ҳужжатлар йиғма жилди муқовалари реквизитларини расмийлаштириш.
Ҳужжатлар йиғма жилдлари варақлари қора графит қалам билан ёки рақамлагич билан варақнинг юқоридаги ўнг бурчагига, ҳужжат матнига тегиб кетмасдан тартиб рақами билан белгиланади. Бир томонга тикилган ҳар қандай шаклдаги варақ битта варақ сифатида тартиб рақами билан белгиланади. Агар варақ букланган ва ўртасидан тикилган бўлса, у иккита варақ сифатида тартиб рақами билан белгиланади. Ҳужжатдан алоҳида варақда тузилган резолюция тегишли ҳужжатга елимланади ва алоҳида варақ сифатида тартиб рақами билан белгиланади.
Вақтинчалик (10 йилгача) сақланадиган ҳужжатлар йиғма жилдлари тикилмайди, ундаги варақларга рақамланмайди ва ҳужжатлар оддий иш папкаларида сақланади.
70. Доимий ва узоқ вақт сақланадиган ҳужжатлар йиғма жилди муқоваси белгиланган шакл бўйича расмийлаштирилади (8-Илова).
Доимий ва узоқ сақланадиган ҳужжатлар йиғма жилдлари муқоваларидаги ёзувларга йил тугагач аниқликлар киритилади: ҳужжатлар йиғма жилдлари муқовасидаги сарлавҳаларнинг тикилган ҳужжатлар мазмунига мувофиқлиги текширилади, зарур ҳолларда ҳужжатлар йиғма жилди сарлавҳаларига қўшимча маълумотлар киритилади (буйруқлар, баёнлар тартиб рақамлари, ҳисобот турлари ва шакллари ва ҳ.к. қўйиб чиқилади).
Муқовадаги сана ҳужжатлар йиғма жилдининг юритила бошланган ва тугалланган йилига мувофиқ келиши керак, ҳужжатлар йиғма жилди юритила бошланганидан анча илгари йилларга оид ҳужжатлар мавжуд бўлган ҳужжатлар йиғма жилдида сана остига "... йилларга доир ҳужжатлар мавжуд" деб ёзиб қўйилади.
Бир нечта томлар (қисмлар)дан иборат бўлган ҳужжатлар йиғма жилдлари муқоваларига ҳар қайси том (қисм) ҳужжатларининг охирги санаси қўйиб чиқилади.
Аниқ календарь санаси белгиланганда кун, ой, йил кўрсатилади. Кун ва йил араб рақамларида белгиланади, ой номи сўз билан ёзилади.
Жамият (унинг таркибий бўлинмаси) номи ҳужжатлар йиғма жилди ҳужжатлари қамраб оладиган давр давомида ўзгарганда ёки ҳужжатлар йиғма жилди бошқа корхонага (таркибий бўлинма, бўлим, цех)га берилганда муқовага ушбу корхона (таркибий бўлинма, бошқарма, бўлим, цех)нинг янги номи қўшиб ёзиб қўйилади.
Доимий ва узоқ вақт сақланадиган ҳужжатлар йиғма жилдлари муқовалардаги ёзувлар аниқ, ўчмайдиган қора сиёҳ ёки туш билан ёзилиши лозим.
Ҳужжатлар йиғма жилди охирида алоҳида вараққа тасдиқловчи ёзув жойланади, унда ҳужжатлар йиғма жилдининг рақамланган варақлари сони рақам ва сўз билан кўрсатилади. Тасдиқловчи ёзув уни тузган ходим томонидан лавозими ва тузган санасини кўрсатилган ҳолда имзоланади.
Ҳужжатлар йиғма жилдлари
рўйхатларини тузиш
71. Доимий ва узоқ вақт сақланадиган ва шахсий таркиб (кадрлар) бўйича тугалланган муҳимлик қиймати экспертизасидан ўтказилган, мазкур талабларга мувофиқ расмийлаштирилган ҳужжатлар йиғма жилдлари бўйича ҳар йили рўйхатлар тузилади. Вақтинча сақланадиган ҳужжатлар йиғма жилдларига рўйхатлар тузилмайди.
Таркибий тузилмалар (бошқармалар, бўлимлар, филиаллар, шахобчалар, цехлар)нинг ҳужжатлар йиғма жилдлари рўйхатлари ҳужжатлар учун жавобгар ходим томонидан бевосита идоравий архивнинг услубий раҳбарлиги остида тузилади.
Рўйхатлар доимий сақланадиган, узоқ вақт сақланадиган ҳужжатлар, шахсий таркиб (кадрлар) бўйича ҳужжатлар йиғма жилдларига ва бошқа бир турдаги (ҳисоботлар мавзулар бўйича, рационализаторлик таклифлар ва ҳ.к.) ҳужжатлар йиғма жилдларига алоҳида-алоҳида тузилади.
Ҳужжатлар йиғма жилдларининг рўйхатлари компаниянинг, корхонанинг ҳар бир таркибий бўлинма (бошқарма, бўлим, филиал, шахобча, цех) лари ҳужжатлар йиғма жилдларига, таркибсиз ташкилотларда унинг фаолияти жараёнида ташкил топган ҳар бир календарь йилда юритилган барча ҳужжатлар йиғма жилдларига тузилади.
Таркибий бўлинмалар (бошқарма, бўлим, филиал, шахобча, цех) томонидан тайёрланган рўйхатлар идоравий архив тайёрлайдиган компания корхоналар йиғма рўйхатини тайёрлаш учун асос бўлиб хизмат қилади ва улар бўйича у ҳужжатлар йиғма жилдларини давлат сақловига топширади.
Жамият таркибий бўлинмалари (бошқарма, бўлим, филиал, шахобча, цех) нинг рўйхатлари икки нусхада тузилади, улардан биттаси ҳужжатлар йиғма жилдлари билан бирга идоравий архивга берилади, иккинчиси эса - назорат нусхаси сифатида таркибий бўлинмада қолдирилади (9-Илова); узоқ вақт сақланадиган ҳужжатлар йиғма жилдларидаги рўйхатлар "сақлаш муддати, рўйхатлар бўйича модда" қўшимча устунига эга бўлади.
Рўйхатларнинг ҳар қайси нусхасининг охирида архивга амалда топширилган (қабул қилинган) ҳужжатлар йиғма жилдлари сони, мавжуд бўлмаган ҳужжатлар йиғма жилдлари тартиб рақамлари рақамлар ва сўзлар билан кўрсатилади, қабул қилиш топширишни амалга оширувчи ходимларнинг имзолари қўйилади, санаси кўрсатилади.
72. Ҳужжатлар йиғма жилдлари билан бирга идоравий архивга ҳужжатларни рўйхатдан ўтказиш-назорат карточкалари, рўйхатдан ўтказиш дафтарлари берилади ва улар сақланадиган алоҳида бирлик сифатида рўйхатга киритилади.
VII. ҲУЖЖАТЛАРНИ ИДОРАВИЙ АРХИВДА
САҚЛАШ ВА УЛАРНИНГ ВАҚТИНЧА
ФОЙДАЛАНИШГА БЕРИШ ТАРТИБИ
73. Жамиятдаги идоравий архив мудири ҳужжатларни ва ҳужжатлар йиғма жилдларини қабул қилишда уларнинг тўғри расмийлаштирилганлигини текширади.
74. Ҳужжатлар ва ҳужжатлар йиғма жилдлари архивда Ўзбекистон Республикаси Вазирлар Маҳкамаси ҳузуридаги вилоят Бош архив бошқармаси томонидан белгиланган тартибда сақланади.
75. Ҳужжатлар йиғма жилдлари архивдан компания, корхона ходимларининг сўровлари бўйича тилхат билан берилади.
Архивдан олинган ҳужжатларга бирор-бир белги қўйиш ва ёзувлар тагига чизиш тақиқланади.
76. Доимий сақланадиган ҳужжатлар йиғма жилдларидан ҳужжатларни олиб қўйишга ва беришга рухсат этилмайди. Истисно ҳолларда прокуратура ва суд органларининг сўровлари бўйича, ҳужжатларни олиш компания, корхона раҳбарининг рухсати билан олинган ҳужжатнинг аниқ, тасдиқланган нусхасини ҳужжатлар йиғма жилдида мажбурий қолдириш ва ҳужжатнинг аслининг олиниши сабаблари тўғрисидаги далолатномани солиб қўйиш шарти билан амалга оширилади.
Архивдан олинган ҳужжатлар зарурати тугаши биланоқ, бироқ 15 кундан кечиктирилмасдан архивга қайтарилиши керак.
Архив мудири ҳужжатлар ва ҳужжатлар йиғма жилдларининг ўз вақтида қайтарилишини назорат қилиб боради.
77. Жамиятда ишламайдиган шахсларни ҳужжатлар йиғма жилдлари, ҳужжатлардан фойдаланишга қўйиш фақат корхона раҳбарининг ёзма рухсатномаси бўйича амалга оширилади.
78. Ҳужжатлар йиғма жилдлари ва ҳужжатлар идоравий архивда 15 йил давомида сақланади, шундан сўнг белгиланган тартибда Ўзбекистон Республикаси Марказий давлат архивига қарашли вилоят, шаҳар ёки туман давлат архивига берилади.
79. Архив мудири зиммасига архивга топширилган ҳужжатлар йиғма жилдларининг сақланиши, уларни давлат сақловига топширишга тайёрлаш бўйича жавобгарлик юкланади.
«Бажарувчи»
«Ховос дон махсулотлари» ОАЖ
девонхона мудири:- И.Ашуров.
1-ИЛОВА
Ўзбекистон Республикаси Президентининг Фармонлари, Фармойишлари ва топшириқлари ҳамда унинг аппарати ходимларининг топшириқларини ижросини ташкил этиш ва назорат қилиш бўйича
1-сонли СХЕМА
|
Ижро ва назоратни ташкил этиш
|
Ижро муддатлари |
Масъуллар |
|||||
|
Ўзбекистон Республикаси Президенти Деъвони хатлар бўлими (канцелярия) |
I. Ўзбекистон Республикаси Президенти Деъвони
II. Ўзбекистон Республикаси Вазирлар Маҳкамаси
|
||||||
|
|
|
|
|
|
|
||
|
Вазирлар Маҳкамаси Умумий бўлим |
1. Ҳужжатни рўйхатга олиш, 1а-назорат карточкасини тўлдириш
|
1. Ҳужжатни олган вақтдан бошлаб 30 минут давомида |
1. Умумий бўлим бошлиғи, канцелярия бошлиғи, ёрдамчи |
||||
|
2. Аниқ ижрочини ва муддатини кўрсатган ҳолда резолюция лойиҳасини тайёрлаш, раҳбарга ахборот бериш
|
2. Олинган ҳужжатга мувофиқ |
2. Компания Бошқаруви раисининг ёрдамчиси |
|||||
|
«Уздонмахсулот» АК |
3.Раҳбарнинг резолюциясига мувофиқ ижрочига ҳужжатни нусхасини етказиш. Ҳужжатнинг асл нусхаси ва 1а-назорат карточкаси назорат бўлимига (гуруҳига, масъул ходимга) берилади.
|
3. Раҳбар резолюция- сидан кейин 30 минут давомида |
3. Канцелярия бошлиғи, иш юритучи |
||||
|
4. Белгиланган вазифаларни ижросини таъминлайдиган, аниқ масъул ижрочилар, ижро муддатлари кўрсатилган чора-тадбир белгиланган Бошқарув йиғилиши қарорини тайёрлаш ва қабул қилиш.
|
4. Ҳужжатни олган кундан бошлаб 3 кун муддатда, агар топшириқда бошқа муддатлар кўрсатилма- ган бўлса
|
4. Бошқарув Раиси |
|||||
|
4а) 1а-назорат карточкасини қўшимчалар билан расмийлаштириш
|
4а) Қарор қабул қилинган кунда |
4а) Назорат Инспектори |
|||||
|
5. Қабул қилинган қарорни: а) тизим корхоналарига; б) Вазирлар Маҳкамасининг комплекси тегишли департаментига (ёки бўлимига) етказиш
|
5. Қарор қабул қилинган кундан бошлаб бир сутка давомида |
5. Канцелярия бошлиғи, иш юритувчи |
|||||
|
6. Қабул қилинган қарорларни ижросини ташкил этиш |
6. Белгиланган муддатларда |
6. Бошқарув раиси, қарорни ижроси бўйича масъул шахс |
|||||
|
- чора-тадбирларни амалга ошириш, таркибий бўлинманинг қуйи тизимларида иш ҳолатларини ўрганиш;
|
Жадвал бўйича |
Компания мутахассислари |
|||||
|
- компания Бошқарув йиғилишларида ҳужжат бажарилишининг боришини кўриб чиқиш. Йўл қўйилган камчиликлари учун таркибий бўлинмалар раҳбарларига нисбатан шахсий жавобгарлик чораларини кўриш
|
Белгиланган муддатларда, зарур ҳолларда тезкор |
Компания раҳбарияти |
|||||
|
- Фармон, (қарор, фармойиш) бажарилиши-нинг бориши ҳақида Вазирлар Маҳкамаси департаментлари, бўлимларига ва Ўзбекистон Республикаси Президенти Деъвони бўлимларига ахборот тақдим этиш. Зарур ҳолларда муаммоли масалаларни ҳал этиш, шунингдек, хужжатни назоратдан чиқариш ҳақида таклифлар киритиш. |
Фармон (қарор ва фармойиш) да кўрсатилган муддатларда |
Компания раҳбарияти
|
|||||
|
III. «Ховос дон махсулотлари» ОАЖ
|
|||||||
|
«Ховос дон махсулотлари» ОАЖ |
1. Ҳужжатни рўйхатга олиш, 1б-назорат карточкасини тўлдириш ва раҳбарга ахборот бериш
|
1. Ҳужжат қабул қилинган вақтдан бошлаб 30 минут ичида |
1. Умумий бўлим, канцелярия бошлиғи, ёрдамчи |
||||
|
2. Аниқ ижрочи, топшириқ ва муддати кўрсатилган ҳолда раҳбарнинг ҳужжатга резолюция қўйиши
|
2. Ҳужжат олиниши билан |
2. корхона раҳбари |
|||||
|
3. Қўйилган вазифаларни ижро этиш учун масъул шахслар ва ижро муддати кўрсатилган ҳолда корхона бўйича қарор, буйруқ қабул қилиш
|
3. Ҳужжат келиб тушган кундан бошлаб икки кун муддатда |
3. корхона раҳбари |
|||||
|
4. 1б-назорат карточкасини расмийлаштириш, ижро этиш учун таркибий бўлинмаларга маълумот учун компанияга юбориш
|
4. Қарор қабул қилинган кунда |
4. Назорат қилувчи бўлим (гуруҳ, сектор), умумий бўлим, канцелярия бошлиғи |
|||||
|
5. Қабул қилинган қарорни ижросини ташкил этиш: |
5. Белгиланган муддатларда |
5. Раҳбар, қарорни ижросига шахсан жавобгар ходим
|
|||||
|
- қабул қилинган қарорда тасдиқланган чора-тадбирларни амалга ошириш;
|
Тасдиқлан- ган муддат- ларда |
Бўлим, цех бошлиқлари, мутахассислар, ходимлар |
|||||
|
- қарор ижросининг боришини корхона раҳбари ҳузурида кўриб чиқиш. Йўл қўйилган камчиликлари учун мансабдор шахслар ва мутахассисларга нисбатан шахсий жавобгарлик чораларини кўриш
|
Белгиланган муддатларда |
корхона раҳбарияти |
|||||
|
- Ўзбекистон Республикаси Президентининг Фармонлари, Фармойишлари ва топшириқларини ижроси бўйича «Ўздонмахсулот» АК йиғилиш қарорларини бажарилиши бўйича ахборот тақдим этиш. Зарур ҳолларда муаммоли масалаларни ҳал этиш, шунингдек, хужжатни назоратдан чиқариш ҳақида таклифлар киритиш.
|
компания қарорларида белгиланган муддатларда |
корхона раҳбари; назорат бўлими, ходим |
|||||
2-ИЛОВА
Ўзбекистон Республикаси Вазирлар Маҳкамаси Қарорлари, Фармойишлари ва топшириқларини ижросини ташкил этиш ва назорат қилиш бўйича
2-сонли СХЕМА
|
Ижро ва назоратни ташкил этиш
|
Ижро муддатлари |
Масъуллар |
|||||||
|
«Ўздонмахсулот» АК |
1. Қарор, фармойиш, буйруқ лойиҳасини тайёрлаш:
|
|
|
||||||
|
- бошқарма ва бўлимларида масалани кўриб чиқиш, ижроси бўйича масъуллар ва муддатларни кўрсатиб аниқ чора (тадбирлар) белгилаш |
лойиҳа тайёрлаш даврида |
бошқармалар ва бўлимлар бошлиқлари, мутахассислар |
|||||||
|
- лойиҳани тегишли вазирлик ва идораларда келишувдан утказиш. Вазирлик ва идоралар томонидан Вазирлар Маҳкамасига киритилаётган лойиҳалар манфаатдор идоралар билан келишилганлиги тугрисидаги имзолари билан ёки лойиҳага қўшимча ва узгартиришлар ҳақида ёзма таклифлар илова қилинган ҳолда тақдим этилади
|
қарорлар лойиҳалари бўйича 3 календарь кунда; фармойишлар лойиҳалари бўйича 2 календарь кунда |
Компания раҳбарияти |
|||||||
|
|
|||||||||
|
ВАЗИРЛАР МАҲКАМАСИ ҚАРОРЛАРИ, ФАРМОЙИШЛАРИ
|
|||||||||
|
|
|||||||||
|
«Ховос дон махсулотлари» ОАЖ |
1. Ҳужжатни рўйхатга олиш, 2а-назорат карточкасини тўлдириш ва рахбарга ахборот бериш |
1. Ҳужжат қабул қилинган вақтдан бошлаб 30 минут ичида
|
1. канцелярия бошлиғи, назорат инспектори |
||||||
|
2. Аниқ ижрочи, топшириқ ва ижро муддати кўрсатилган ҳолда ҳужжатга резолюция қўйиш
|
2. Олиниши билан |
Бошқарув раиси |
|||||||
|
3. Раис резолюциясига мувофиқ ижрочиларга етказиш. 2а-назорат карточкасининг нусхаси назорат инспекторига бериш.
|
3. Раис резолюцияси дан кейин 30 минут ичида. |
3. канцелярия бошлиғи, иш юритувчи |
|||||||
|
4. Белгиланган вазифаларни ижросини таъминлайдиган аниқ масъул ижрочилар, ижро муддатлари кўрсатилган аниқ чора-тадбир белгиланган йиғилиш қарори, буйруғи тайёрлаш ва қабул қилиш.
|
4. Хужжат олинган кундан бошлаб 3 кун муддатда, агар ВМ топши- риғида бошқа муддат курса-тилмаган бўлса. |
4. Бошқарув раиси |
|||||||
|
4а. 2а-назорат карточкасини қўшимчалар билан расмийлаштириш
|
4а. Қарор қабул қилинган кунда |
4а. Назорат Инспектори |
|||||||
|
5. Қабул қилинган қарорни: а) тизим корхоналарига; б) Вазирлар Маҳкамасининг комплекси тегишли департемантига (ёки бўлимига) етказиш |
5. Қарор қабул қилинган кундан бошлаб бир сутка давомида |
5. Канцелярия бошлиғи, иш юритувчи |
|||||||
|
6. Қабул қилинган қарорлар, буйруқларнинг ижросини ташкил этиш
|
6. Белгиланган муддатларда |
6. Бошқарув раиси, раис ўрин-босарлари, қарорни ижросига масъул бошқарма, бўлим бошлиғи
|
|||||||
|
- чора-тадбирларни амалга ошириш, тизим корхоналари- да иш ҳолатларини ўрганиш;
|
жадвал бўйича |
компания бошқарма, бўлим бошлиқлари, мутахассислари |
|||||||
|
- компания йиғилишларида ҳужжат бажарилишининг боришини кўриб чиқиш. Йўл қўйилган камчиликлари учун бошқарма, бўлим бошлиқлари ва мутахассислари, корхона раҳбарларига нисбатан шахсий жавобгарлик чораларини кўриш
|
Белгиланган муддатларда, зарур ҳолларда тезкор |
Компания раҳбарияти |
|||||||
|
- Қарорлар, фармойишлар бажарилишининг бориши ҳақида Вазирлар Маҳкамаси департаментлари, бўлимларига ахборот тақдим этиш. Зарур ҳолларда муаммоли масалаларни ҳал этиш, шунингдек, хужжатни назоратдан чиқариш ҳақида таклифлар киритиш.
|
Вазирлар Маҳкамаси қарори ва фармойишида кўрсатилган муддатларда |
Компания раҳбарияти
|
|||||||
|
II. «Ховос дон махсулотлари» ОАЖ
|
|||||||||
|
Жамият
|
1. Аниқ ижрочи, топшириқ ва ижро муддати кўрсатилган ҳолда раҳбарнинг ҳужжатга резолюция қўйиши |
1. Олиниши билан |
1. Корхона раҳбари |
||||||
|
2. Қарор қабул қилиш: Қўйилган вазифаларни ижро этиш учун масъул шахслар ва ижро муддати кўрсатилган ҳолда корхона бўйича буйруқ қабул қилиш |
2. Ҳужжат келиб тушган кундан бошлаб 2 кун муддатда |
2. Корхона раҳбари |
|||||||
|
3. Қабул қилинган буйруқларни ижросини ташкил этиш:
|
3. Белгиланган муддатларда |
3. Раҳбар, қарорни ижросига шахсан жавобгар шахслар |
|||||||
|
- қабул қилинган буйруқда тасдиқланган чора-тадбирлар ни амалга ошириш;
|
Белгиланган муддатларда |
Бўлим, цех бошлиқлари, мутахассислар, ходимлар |
|||||||
|
- буйруқ ижросининг боришини корхона раҳбари ҳузурида кўриб чиқиш. Йўл қўйган камчиликлари учун бўлим, цех бошлиғи, ходим, мутахассис ва ишчиларга нисбатан интизомий чоралар кўллаш
|
Белгиланган муддатларда |
корхона раҳбари |
|||||||
|
- «Ўздонмахсулот» АК Бошқарув йиғилиш қарорлари, буйруқларини бажарилиши бўйича ахборот тақдим этиш. Зарур ҳолларда муаммоли масалаларни ҳал этиш ҳақида таклифлар киритиш. |
компания қарорларида белгиланган муддатларда |
корхона раҳбари |
|||||||
3-ИЛОВА
«Ховос дон махсулотлари» акциядорлик жамияти марказий ижро аппарати ва шахобча, филиалларигага келиб тушган хат-хабарларнинг ҳисобга олиниши, харакати ва уларнинг ижро этилиши устидан назоратни ташкил этиш бўйича
3-сонли СХЕМА
|
Иш босқичлари |
Ишдаги масалалар |
Ижро муддатлари |
масъуллар |
|||
|
Корреспон дент |
||||||
|
Канцелярия «Ховос дон махсулотлари» ОАЖ |
Келган хужжатларни кўриб чиқиш, рўйхатга олиш раис ёрдамчисига бериш. |
Келиб тушган куни |
Канцелярия бошлиғи, иш юритувчи |
|||
|
Администратор |
Корреспонденцияни кўриб чиқиш, таркибий бўлинмалар томонидан ижро этилиши учун ижро муддатлари кўрсатилган ҳолда резолюция (фишка) тайёрлаш |
Бир сутка ичида |
Раис ёрдамчиси |
|||
|
Раҳбариятга ахборот бериш, ижро муддатини кўрсатилган ҳолда резолюция ёзиш учун хужжатни бериш, зарур ҳолларда ҳужжатдан нусха кўпайтириш, тегишли бошқарма, бўлимларга ва корхоналарга йўналтириш |
Бир соат ичида |
Раис ёрдамчиси, канцеля рия бошлиғи, иш юритувчи |
||||
|
Масалани ўрганиш, аниқ чора (тадбирлар) ни белгилаш, топшириқнинг ижроси бўйича манфаатдор ижрочилар билан мухокама қилиш, топшириқнинг бажарилишини ташкил этиш, ўз муддатида ижросини таъминламаганлик учун масъул ходимларга тегишли чоралар кўриш |
Белгиланган муддатларда |
Бошқарма, бўлим бошлиқлари |
||||
|
Топшириқ берган раҳбарга маълумот (ахборот) тайёрлаш, (зарур ҳолларда) муаллифга юбориладиган жавоб лойиҳаси билан |
Белгиланган муддатда |
Бошқарма, бўлим бошлиғи, мутахас- сиси |
||||
|
Муаллифга жавоб йўллаш |
Бир сутка ичида |
Концелярия |
||||
|
Назоратга олинган топшириқларни тизимли равишда назорат қилиб бориш ва раҳбариятни хабардор қилиб бориш |
ҳар куни, ҳар ойда, ҳар чоракда |
Раис ёрдамчиси, назорат инспектори |
||||
|
Топшириқ ижросининг бориши ҳақида маълумот киритиш, назоратдан чиқариш |
Белгиланган муддатда |
Назорат инспектори |
||||
|
Йиғма жилдлар номенклатурасига мувофиқ ҳужжатларни жилдга тикиш |
Белгиланган муддатда |
Канцелярия бошлиғи, иш юритувчи, бошқарма, бўлимлар мутахассис лари |
||||
4-ИЛОВА
«Ховос дон махсулотлари» акциядорлик жамияти марказий ижро аппарати ва шахобча , филиалларида фуқаролар хатлари, шикоятлари ва аризаларини кўриб чиқишни ташкил этиш ва уларнинг ижросини назорат қилиш бўйича
4-сонли СХЕМА
|
Иш босқичлари |
Ишдаги масалалар |
Ижро муддатлари |
масъуллар |
|||||
|
Муал лиф |
Ариза |
Келиб тушган хатлар, шикоятлар ва аризаларни рўйхатга олиш |
қабул қилинган кун |
Канцелярия бошлиғи, иш юритувчи |
||||
|
«Ховос дон махсулотлари» ОАЖ канцелярияси |
Тегишли бошқарма ва бўлимлар ходимлари билан биргаликда аризада, шикоятда ёзилган масалаларни ўрганиш, таҳлил қилиш. Раҳбариятга ахборот бериш. Топшириқ тайёрлаш ва тизим корхоналарига ижро этиш учун юбориш, зарур ҳолларда қўйилган масалаларни кўриб чиқиш учун комиссия ташкил этиш. |
2 сутка давомида |
тегишли бошқарма, бўлимлар мутахас- сислари биргаликда. Канцелярия бошлиғи |
|||||
|
Жамият, шахобча ва филиаллари |
Аризада, шикоятда ёзилган масалаларни ўрганиш ва таҳлил қилиш, зарур ҳолларда муаллиф иштирокида |
Компания дан хужжат юборилган кундан бошлаб 15 календарь куни давомида |
корхона раҳбари ва мутахассис лари |
|||||
|
Аризачига ва компанияга ёзма равишда жавоб хати тайёрлаш, жўнатиш. |
||||||||
|
«Ховос дон махсулотлари» ОАЖ |
Хужжатни кўриб чиқиш натижаларини таҳлил қилиш. Зарур ҳолларда умумлаштириш ва аризачига, Президент Деъвонига Олий Мажлисга, Вазирлар Маҳкамасига жавоб хати лойиҳасини тайёрлаш |
Жавоб олинган кундан бошлаб уч сутка ичида |
Компания раҳбарияти Бошқарма, бўлимлар мутахассис лари. |
|||||
|
Қабул қилинган қарорни (ёки жавоб хатини) ариза муаллифига жўнатиш ва аризани, хатни, шикоятни назоратдан чиқариш |
Икки сутка ичида |
Канцелярия бошлиғи, назорат инспектори |
||||||
6-ИЛОВА
55-банд
Вазирлик, идора, корхона номи
Таркибий бўлинма номи
ЙИҒМА ЖИЛДЛАР НОМЕНКЛАТУРАСИ
__________ N ____________
_________________________
(тузилган жой)
______ йил учун
__________________________________________
Бўлинма номи
|
Йиғма жилд индекси |
Йиғма жилд (том, қисм) нинг номланиши |
Йиғма жилдлар, томлар, қисмлар сони |
Йиғма жилд (том, қисм) нинг сақланиш муддати ва рўйхат бўйича бандлар рақами |
Изоҳ |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Таркибий бўлинма раҳбарининг лавозими номланиши |
Имзо |
|
Фамилия, инициаллари |
|
КЕЛИШИЛДИ Таркибий бўлинма ЭК баёни |
КЕЛИШИЛДИ Архив мудири (архив учун жавобгар шахс) |
|
__________ N __________ |
Имзо |
|
Фамилия, инициаллар |
сана
-----------------------------------
Таркибий бўлинма ЭК мавжуд бўлганда
Формат А4 (210 х 297)
Таркибий бўлинма (бошқарма, бўлим, цех)
йиғма жилдлари
ТУЗИЛИШИ
6-Илованинг давоми
Таркибий бўлинма (бошқарма, бўлим, цех) да _______йилда юритилган йиғма жилдлар тоифаси ва сони ҳақида
ЯКУНИЙ МАЪЛУМОТ
|
Сақланиш муддатлари бўйича |
Жами |
Шу жумладан |
|
|
Йилдан йилга ўтувчи |
"ЭТК" да белгилашдан ўтгани |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Доимийси |
|||
|
Вақтинчаси (10 йилдан ортиқ) |
|||
|
Вақтинчаси (10 йилгача) |
|||
|
Жами: |
|||
|
Хужжатлар учун масъул шахс лавозими |
Имзо |
|
Фамилия, инициаллар |
сана
Якуний маълумотлар вазирлик, идора, корхонанинг хат-хужжатлар бўлимига берилди
|
Маълумот берувчининг Лавозими |
Имзо |
|
Фамилия, инициаллар |
сана
7-ИЛОВА
56-банд
|
Вазирлик, идора, корхона номи ЙИҒМА ЖИЛДЛАР НОМЕНКЛАТУРАСИ __________ N _________ |
ТАСДИҚЛАЙМАН Вазирлик, идора, корхона раҳбарининг лавозими |
|
______________________ (тузилган жой) сана ________ йил учун |
имзо Фамилия, инициаллар |
_____________________________________________
Бўлинма номи
|
Йиғма жилд индекси |
Йиғма жилд (боб, қисм) нинг номланиши |
Йиғма жилдлар, томлар, қисмлар сони |
Йиғма жилд (том, қисм) нинг сақланиш муддати ва рўйхат бўйича бандлар рақами |
Изоҳ |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Таркибий бўлинма раҳбарининг лавозими номланиши |
Имзо |
|
Фамилия, инициаллари |
сана
идоравий архив мудирининг визаси
(архив учун жавобгар шахснинг)
|
МАЪҚУЛЛАНГАН |
КЕЛИШИЛГАН |
|
Архив ташкилотидаги МЭК (ЭК) баёни сана _________ N ________ вазирлик, идора, корхона йиғма жилдлари номенклатураси тузилиши |
ЭТК баёни сана_________ N _________ |
-----------------------------------
Бу жойда МЭК (ЭК) ёки архив ташкилоти ЭТК баёнига асосланишни МЭК (ЭК) ёки ЭТК раисининг имзоси билан тасдиқлаш тавсия этилади.
7-Илованинг давоми
Таркибий бўлинма (бошқарма, бўлим, цех) да _______йилда юритилган йиғма жилдлар тоифаси ва сони ҳақида
ЯКУНИЙ МАЪЛУМОТ
______________________________________
|
Сақланиш муддатлари бўйича |
Жами |
Шу жумладан |
|
|
Йилдан йилга ўтувчи |
"ЭТК" да белгилашдан ўтгани |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Доимийси |
|||
|
Вақтинчаси (10 йилдан ортиқ) |
|||
|
Вақтинчаси (10 йилгача) |
|||
|
Жами: |
|||
|
Вазирлик, идора, корхона иш юритув бўлими раҳбари лавозимининг номланиши |
имзо |
|
Фамилия, инициаллар |
дата
Якуний маълумотлар идоравий архивга топширилди
|
Маълумот берган шахснинг лавозими |
имзо |
|
Фамилия, инициаллар |
сана
Вазирлик, идора, корхонанинг йиғма жилдлари номенклатурасига якуний ёзув
киритишнинг тузилиши
8-ИЛОВА
70-банд
________________________________
Форма № ____________________
Руйхат .№ ___________________
Йиғма жилд № ____________________ ______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
_____________________________________________________
(вазирлик, идора, корхона ва таркибий бўлинма номи)
Йиғма жилд N ___________ том N ____
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
(йиғма жилд номланиши)
______________________________________________________
(йил)
_________ варақда
Сақлансин _________
_________________________
Форма № __________________
Рўйхат № __________________
¦
Йиғма жилд _________________
_________________
9-ИЛОВА
71-банд
ТАСДИҚЛАЙМАН
Вазирлик, идора, корхона
раҳбари лавозимининг
номланиши
имзо
Фамилия, инициаллар
сана
___ сонли ФОНД
_________ йил учун доимий сақланадиган
йиғма жилдларнинг
___ сонли архив РЎЙХАТИ
______________________________________________________
Бўлинма номи (вазирлик, идора, корхона таркибий бўлинма)
|
Архив рақами |
Йиғма жилд (том, қисм) нинг номланиши |
Йиғма жилдлар, томлар, қисмлар сони |
Йиғма жилд (жилд, қисм)даги варақлар сони |
Изоҳ |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Рўйхатнинг ушбу бўлинмасига киритилди __________________________________
(рақамлар ва сўз билан)
йиғма жилддан_________ сондан ____________ сонгача, шу жумладан:
литер рақамлари:
ўтказиб юборилган рақамлар:
|
Рўйхат тузган шахснинг лавозими |
Имзо |
|
Фамилия, инициаллар |
|
Идоравий архив мудири (архив учун жавобгар шахс) |
имзо |
|
Фамилия, инициаллар |
сана
|
ТАСДИҚЛАНГАН |
МАЪҚУЛЛАНГАН |
|
Архив ташкилотининг ЭТК баёни сана_________ N ________ |
Вазирлик, идора, корхона номи МЭК (ЭК) баёни сана ________ N _________ |
9-илованинг давоми
Рўйхатни тасдиқловчи варақ N__________________ (ф. N __________)
Ушбу рўйхатда жами рақамланди __________________________ варақ,
(рақамлар ва сўз билан)
шу жумладан:
литер рақамлари ______________
ўтказиб юборилган рақамлари ___________
|
Идоравий архивдаги ҳисоб-китоб учун масъул шахснинг вазифаси номланиши |
Имзо |
|
Фамилия, инициаллар |
сана
Рўйхатни тасдиқловчи варақ тузилиши
